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十种无用的说明方法——第一种

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职场新人必看!十种无用的说明方法——第一种

 

今回から、これら「10のダメ説明」について詳細に述べていく。最初のダメ説明は、「長い、細かい、テンポ悪すぎ」である。

「長い、細かい、テンポ悪すぎ」とは何か。

从这次开始,将对“10种无用说明”进行详解。第一个无用说明就是“冗长、繁琐、不合拍”。

那什么是“冗长、细枝末节、不合拍”呢?

◇説明者側が用意してきたペーパー淡々と読み続ける

说话人拿着事先准备好的纸(笔记),照本宣科。

◇説明のポイントがずれているにも関わらず、最後まで説明し続ける

尽管阐述的重点已经偏移,还是继续说明。

◇説明を受ける側が質問しても答えることができない

回答不了听者提出的问题。

◇前提知識が違いすぎるのに説明者の言葉で説明するから被説明者が理解ができない。にもかかわらず、そのまま説明を続ける

由于前提知识过于不同,导致听者无法理解说话人的解释,尽管如此,说话人仍然坚持阐述。

具体例で「長い、細かい、テンポ悪すぎ」を考えてみよう

以具体的例子来考量“冗长、细枝末节、节奏感太差”的无用说明法。

加藤对股长的说明内容

加藤:係長、B社の担当者が急遽、仕様変更を申し入れてきまして、仕様変更は、画面の項目の名前を変えてほしいとかいうことでありまして、あと色も変えてほしいと。エラーメッセージも分かりにくいというので、変えてほしいと言ってきました。エラーメッセージはだれでも分かる統一的なものにしてほしいとのことでした。そんな時間もないので、お断りしたら、先方が納得できないとのことで、仕様確定の承認をしないと怒っています。仕様確定が承認されないとプログラミングに入れません。人のアサインも終わっているのに、どうすればよいのか本当に困りました。プログラマーの仕事がなくなるとコストはかかって、スケジュールが伸びますので。結局、話をして、納得してもらったのですが、進捗が少し遅れています。この進捗遅れは先方の原因なので、先方にどう説明すればよいのか相談させてください。

(股长,B公司的负责人突然要求变更规格,想要换掉画面项目的名称和颜色。还说相关的报错信息很难懂,也想要修改。对方希望能把报错信息统一成谁都能明白的样子。时间不够,我拒绝之后,对方表示不能理解,生气地说不承认已经确定的规格。规格确认没得到批准就不能进行程序设计。任务分配也已结束,实在不知道该怎么办。程序员的工作推迟以后成本会上升,日程也会延期。最终对方采纳了我的说辞,这样一来又耽误了进度。但是进度推迟的原因是在对方身上,想与您商量一下该如何向对方说明比较好。)
    係長:…結局、相手は怒っているの? 納得して仕様確定承認してくれるの?

(……那么最后对方生气了没有?批准的规格式样能接受么?)
    加藤:それは、大丈夫だとは思うのですが、ちょっと自信がないです。また聞きます。

(我觉得应该没问题,但有点没信心。我再去问问。)
    係長:なぜ、仕様変更を今の時期に言い出したのかな?

(为何在现阶段提出变更规格的要求?)
    加藤:それは…。(口ごもる)(这……(语塞))
    係長:聞いた?(有没有问过?)
    加藤:先方の上司に言われたのではないでしょうか?係長の意見は?

(这不是对方上司提出的吗?股长的意见是?)
    係長:俺が聞きたいよ。俺に聞くな。それくらい聞いとけよ…。

(我才想问呢。别问我。这些情况都应该问清楚……)
    加藤:すみません。そこまでは聞いていませんでした。

(对不起。没有问到这一步。)
    係長:そこまでって、他もちゃんと聞けてないじゃん。

(别说这一步,其他也好好问清楚。)
    加藤:今から確認します。先方に電話をしてきます。

(现在就去确认。我去给对方打电话。)
    係長:いいよ。まとめて聞かないと相手に失礼だし。君もちゃんと説明しないとダメだぞ。いいか!

    (好。没有整理好思路、归纳好问题,对对方也是失礼的表现。不能好好进行说明可是不行的。明白了吧!)

分析:

(1)長い割には大事なことが足りない

【长篇大论、重点不到位】

(2)細かいが、意思決定にはあまり必要のないことが多い

【细枝末节,对决策而言不重要的细节太多】

(3)聞きたいことに応えられず、テンポが悪い

【没有回应对方想听的内容,不合拍】

对加藤的说明进行分解

1.B社の担当者が急遽仕様変更を申し入れてきまして…重要

【B公司的负责人突然要求变更规格…重要】

2.仕様変更は、画面の項目の名前を変えてほしい

【变更规格是希望能换掉画面项目的名称】

3.色も変えてほしい【想要换掉颜色】

4.エラーメッセージも分かりにくいというので、変えてほしい

【报错信息不容易理解,想要修订】

5.エラーメッセージはだれでも分かる統一的なものにしてほしい

【想把报错信息改成谁都能理解的统一模式】

6.そんな時間もないので、お断りしたら、先方が納得できないとのことで、仕様確定の承認をしないと怒っています…重要

【时间不够,我拒绝之后,对方表示不能理解,生气地说不承认已经确定的规格…重要】

7.仕様確定が承認されないとプログラミングに入れません

【不被批准的规格无法进行程序设计】

8.人のアサインも終わっているのに、どうすればよいのか本当に困りました

【任务分配也已结束,实在不知道该怎么办】

9.プログラマーの仕事がなくなるとコストはかかって、スケジュールが伸びます

【程序员的工作推迟以后成本会上升,日程也会延期】

10.結局、話をして、納得してもらった…重要【最终,与对方商议获得认可…重要】11.進捗が少し遅れています…重要【进展稍有延迟…重要】

11.この進捗遅れは先方の原因なので、先方にどう説明すればよいのか相談させてください…重要【进展延迟的原因在对方身上,商议如何向对方说明较好…重要】

(正确的说明):

加藤对股长的说明内容

加藤:係長、進捗が少し遅れています。2日で取り戻せます。ただし、この進捗遅れは先方の原因なので、先方にどう説明すればよいのか相談させてください。進捗が遅れたのは、B社担当者から急遽「仕様に関する細かい要望」による仕様変更依頼があり、お断りするのに時間を要したからです。

(股长,进展稍有延迟。2天内可以恢复。但是,进展延迟的原因在对方身上,想与您商议该如何向对方说明较好。进展延迟的原因是B公司的负责人突然提出“关于规格的详细要求” ,希望能变更规格。虽然已经婉拒了,但花了一定时间。)
    係長:…結局、相手は怒っているの?納得して仕様確定承認してくれるの?

(……结果对方生气了吗?接受已批准的规格了吗?)
    加藤:それは、大丈夫です。納得いただいています。

(没有问题。对方接受了。)
    係長:なぜ、仕様変更を今の時期に言い出したのかな?

(为何现阶段提出变更规格呢?)
    加藤:上長から言われたそうです。でも現場に聞いたら今のままでよいと確認できました。

(据说是上司提出的。但现场询问了之后,确认保持原状就可以了。)
    係長:仕様に関する細かい説明とは?

(有没有关于规格变更的详细说明?)
    加藤:画面項目の変更や、色の変更、エラーメッセージの表現統一などです。

(画面项目的变更、颜色的变更、报错信息的统一表现等。)
    係長:了解。分かった。

(好的,我知道了。)

 

前の説明より内容がすっきりして聞き手の負担が少なくなったことが分かるだろう。このように、長い、細かい、テンポが悪い説明を、短く大事なことだけを簡潔に説明するために必要な技術を筆者は「ひと言で語る」マインドスキルセットとして体系化している。

这比之前的说明内容更简洁吧,而且减少了听者的负担。像这样,将冗长、细枝末节、不合拍的说明改造为重要事项的简洁说明是一项必要的技术,笔者称之为“一言以蔽之”,并作为Mind Skill Set进行体系化。

 

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